Eu tenho feito uma reflexão sobre todas as reuniões que participei na minha vida. E, mesmo sendo uma jovem carreira, eu já tive a oportunidade de participar de MUITAS. Na verdade, mais do que eu queria. E, infelizmente, as minhas conclusões não são das melhores.

Afinal, para que serve uma reunião?

Deveria servir para debater projetos urgentes, darem norte para as pessoas prosseguirem com suas tarefas, discutir estratégia, crises, contratações, demissões, e questões vitais ao negócio, e ao crescimento das empresas. MAS, não é isso que tenho presenciado por aí, nas minhas, muito monótonas participação por esses encontros injustificáveis.

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Toda reunião deve ter um planejamento, uma razão de ser – que não seja a procrastinação, a fofoca e o bate-papo desenfreado e sem nenhuma conclusão. E é aí, nesse maldito planejamento, que as pessoas vêm pecando.

Quando você chama alguém pra reunião, por princípios profissionais, deve avisá-los com antecedência e EXIGIR que todos tenham uma pauta predefinida para o tema que será tratado. APENAS SOBRE O TEMA QUE SERÁ TRATADO.

Assim, se a reunião é sobre as metas de vendas de 2010, pouco importa sobre se os uniformes mudarão, se a comemoração de final de ano da empresa será em um sítio ou um restaurante, ou se o gerente passou férias em Campos do Jordão. Nada disso interessa.

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O que interessa é: Quais são as metas da equipe; quais são as metas individuais; se a carga horária dos vendedores, com o horário de verão será aumentada para correr atrás do prejuízo de 2009; se o telemarketing está fazendo um bom trabalho na prospecção de clientes; porque a meta deverá ser esta; qual o plano de ação; onde começar; quando começar; por quem começar, e todas as questões – das mais variadas possíveis – relacionadas com VENDAS.

Os participantes deverão, cada um, levar a sua pauta. O que acham ser indispensável discutir; o que precisa mudar; o que deu certo; e tudo mais que possa influenciar no desempenho do próximo ano.

Isso é uma organização profissional e pontual de uma reunião. Assunto certo, pré-determinado, pessoas avisadas com antecedência (mínima de 48 horas), para a preparação e o envolvimento de todos no andamento da reunião. Outro ponto indispensável é o horário de duração da reunião, para que as pessoas não ultrapassem os limites com questões irrelevantes que, por mais que sejam evitadas, sempre acontecem. Assim, um horário para início e término da reunião força a atenção, cooperação e concentração de todos na pauta.

Isso é o mínimo para uma reunião profissional. O mínimo para que ela pareça dar certo. Até porque, muitas vezes o plano é ótimo, mas a execução não funciona. Mas, o planejamento já o primeiro passo para uma execução regular. Preparar bem uma reunião é o primeiro passo para que ela seja bem feita.

MAS, eu já participei de reuniões onde muito se foi dito, e nada decidido. Aí, voltamos ao ponto do planejamento da reunião e dos seus objetivos. A reunião precisa dar um norte, decidir alguma coisa e, por esse motivo, todos têm de sair com suas atividades bem definidas.

Primeiro por que, na grande maioria das vezes as coisas começam a se perder. E é aqui que começam as minhas experiências nas reuniões. Eu já participei de reuniões de dois dias de trabalho que não chegaram a lugar nenhum, apenas para discutir o sexo dos anjos. É aquela típica reunião, sem planejamento, sem gerenciamento, que poderia demorar apenas vinte minutos mas, uma coisa leva à outra, e assim vai indo até tomar o expediente todo de trabalho. E pessoas perdem seu tempo ali, quando poderiam estar fazendo coisas muito mais produtivas.

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E isso é o que acaba acontecendo na maioria das vezes. A reunião se perde, demora muito e não serve pra nada.

Eu trabalhei em uma empresa que TODA semana tinha uma reunião “estratégica”, que de estratégia não tinha nada. E, mesmo assim, foram RARAS as vezes onde conseguimos realmente fazer algo de produtivo por lá, como algumas campanhas de marketing e promoções. O resto, nada saia conforme o combinado, pessoas perdiam o prazo e a pontualidade.

Primeiro, porque quando a reunião é bem feita, as pessoas se esquecem daquilo que ficou acordado. Perdem prazo, inventam desculpas, e vão empurrando com a barriga. Segundo, porque raramente algo de concreto fica realmente decidido nessa brincadeira toda chamada reunião.

A minha experiência com reuniões me faz concluir que tudo isso não passa de uma brincadeira. Uma grande brincadeira, onde pessoas batem papo, fofocam, procrastinam, brincam de trabalhar e no final continua “tudo como dantes no quartel de Abrantes”.

Menos reunião, mais ação. Menos enrolação, mais solução.

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